Zelf leer ik graag van andere ondernemers, welke tools en tips ze gebruiken om hun bedrijf te automatiseren of het werk makkelijker te maken, hoe plannen zij hun werk in. Toen bedacht ik, er kan ook bij mij in de keuken gekeken worden. Ik zal je vandaag een kijkje achter de schermen geven hoe ik bestanden doe organiseren op mijn computer.

Misschien denk je wat een saaie kost? Tja, ik ben denk ik één van de weinige ben die blij word van het organiseren van mijn computerbestanden. Wat is er nu niet mooier dan netheid en structuur in je mappen? Ik word er net zo blij van als een opgeruimde keukenkast.

Dus hier gaan we, ik laat je zien hoe ik mijn bestanden doe organiseren op mijn computer, de structuur van mijn hoofdmappen;

  • Bedrijf
  • Klanten
  • Online

Ik heb mijn lijst gewoon gefiled op ABC. Je kan er natuurlijk ook voor kiezen om een cijfer voor de map te zetten en zo je eigen structuur hierin te brengen.

Map 1 Klanten

Het allerbelangrijkste voor mij is het opslaan van bestanden voor mijn klanten, dat ik overzicht houd in werk wat nog loopt of werk wat al gedaan is. De submappen stellen me in staat om gemakkelijk mijn weg te vinden in een project en alles wat klaar is gearchiveerd.

Binnen de klantenmap heb ik een plaats voor zakelijke documenten (contracten, offertes, planning), inspiratie, lopend werk, en overige bestanden van de klant die nodig zijn om het werk te doen.

Map 2 Online

Omdat ik wekelijks op social media post en sinds kort ook blogs schrijf vond ik het makkelijk om een eenvoudige referentie aan de posts/blogsmappen te geven. Allereerst begin ik met het jaar gevolgd door de datum van de post met de naam. Zo kan ik snel terug kijken als ik iets nodig heb of een post nog een keer wil posten.

In deze map zit ook de map website, hier sla ik alle beeldmateriaal en teksten op die ik gebruik op mijn website.

Map 3: Bedrijf

De map bedrijf bevat alle info die nodig is om mijn bedrijf te runnen. Informatie over belasting en de AVG. In de submap merkboard mijn logo variaties, aangekochte lettertypes en beeldmateriaal van een fotoshoots. In de submap formulieren standaard teksten en formulieren die ik gebruik voor correspondentie naar mijn klanten. Alles heerlijk overzichtelijk.

De laatste submap is de beste: nevenprojecten, ik heb er nog geen mooier woord voor kunnen bedenken. Hier sla ik alle ideeën in op die in me op komen om een keer uit te werken als ik daar tijd voor heb. Deze map is automatisch gekoppeld aan Trello. Alle bestandsnamen die ik in deze map op sla komen op mijn things to do lijstje in Trello te staan zonder dat ik hier “iets” voor hoeft te doen, nou ok ik moest het éénmaal automatiseren, maar hier vertel ik je op een later moment wel meer over.

Het heeft even tijd gekost om tot de perfecte mappenstructuur te komen, maar sinds ik hier mee werk bespaart het me veel tijd en een hoop irritatie. Is jouw bestandsindeling een wirwar aan bestandjes en mapjes en kan je niets terug vinden? Neem dan contact met me op en ik regel dat jij binnen mum van tijd ook weer geordend kan werken.

Heb je vragen over hoe je jouw bestanden kan organiseren op je computer? Stel ze gerust hoor!


Schrijf je je hier in voor de nieuwsbrief van Ocqto en blijf op de hoogte van de laatste nieuwtjes. Lees hier de disclaimer van ocqto.nl.

Laat een reactie achter