time management in 4 stappen

Makkelijk in 4 stappen prioriteiten stellen als het gaat om timemanagement. Hoe dan? Want over Timemanagement, word al zoveel geschreven. Welke tools je hiervoor kan gebruiken, hoe werk je efficiënter kan doen, hoe je makkelijk je deadlines haalt.

Maar hoe bepaal je nu je prioriteiten?

De Eisenhower-matrix is een van de methodes die je hiervoor kan gebruiken. Dit is een eenvoudig hulpmiddel om de juiste keuze te maken. Je neemt een taak legt hem naast de matrix en je bent in staat om in 4 stappen je prioriteit te stellen. Het model geeft je dan inzicht hoe je je tijd verdeelt in (on)belangrijke en/of (niet) urgente zaken.

De methode is genoemd naar de Amerikaanse president Dwight D. Eisenhower, hoewel nooit is aangetoond dat hij die methode zelf toepaste. Ze verwijst naar een aan hem toegeschreven citaat: “I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent” (bron: Wikipedia).

Doen: urgent en belangrijk

In dit kwadrant vallen zaken die ‘zowel urgent als belangrijk’ zijn. Denk aan crises, problemen met een deadline, brandjes blussen. Dit kwadrant wordt ook het stress kwadrant genoemd. Zorg dat je er niet te veel tijd in doorbrengt. Veel ondernemers geven aan dat ze graag onder druk werken en presteren maar altijd onder druk werken is niet goed.

Inplannen: belangrijk maar niet urgent

In kwadrant Inplannen vallen alle taken die wel belangrijk zijn maar niet urgent. Dit is kwadrant waar je je meeste tijd in moet besteden, belangrijke zaken maar niet urgent. Door een to-do lijst bij te houden en hier vooraf tijd voor vrij te maken in je agenda komt het niet voor dat een item van je to-do lijst in Inplannen verschuift naar het kwadrant Doen.

Delegeren: urgent en niet belangrijk

In het kwadrant Delegeren vallen taken die niet kunnen blijven liggen maar niet perse door jouzelf gedaan hoeven te worden. Kijk dus bij wie je deze actie kunt beleggen. Door taken te delegeren geef je jezelf tijd om meer werk uit kwadrant Inplannen te doen of meer tijd om aan je klanten of je vak te besteden.

Elimineer: niet urgent en niet belangrijk

In kwadrant Elimineer vallen eigenlijk alle zaken die onbelangrijk zijn of zich vanzelf oplossen. Denk aan het 5-dubbel checken naar spelfouten in je blog ipv de de tijd nemen om gefocust te werken, of het continue checken van je social media of je post wel gelezen is.

In dit kwadrant vallen ook werkzaamheden die je doet omdat je ze al jaren zo doet. Om deze werkzaamheden eens goed onder de loop te nemen kan je de Lean-methode toepassen. De lean-methode is voornamelijk gericht op het elimineren van verspilling in bedrijfsprocessen.

Maak eens een lijst maken taken die je allemaal voorkomen in je bedrijf en leg ze eens naast de matrix om zo in 4 stappen prioriteiten te stellen. Zijn er zaken die in 3 of 4 vallen, neem dan eens contact met me op en laten we ze eens doornemen zodat jij weer meer tijd krijgt voor kwadrant 2 en jouw klanten. Heb je veel taken die in kwadrant 1 vallen? Ook dan kan ik je helpen om meer structuur aan je werkdag te geven.

Wil je meer lezen van Ocqto? Check dan mijn blog pagina voor meer nieuws.

Laat een reactie achter